บทบาทของผู้ตรวจสอบภายใน จาก ตำรวจลับ สู่ที่ปรึกษา

บทบาทของผู้ตรวจสอบภายใน จาก ตำรวจลับ สู่ที่ปรึกษา
(เรียบเรียง จาก Best Practices For Internal Audit By Matthew Bender & Co., Inc.)
โดยสุรพงษ์ ชูรังสฤษฎิ์ CIA*

    บทบาทและหน้าที่ของผู้ตรวจสอบภายใน ในประเทศไทยได้มีการเปลี่ยนแปลงไปตามยุคสมัย ซึ่งถูกกำหนดด้วยหัวหน้าผู้ตรวจสอบ หรือผู้บริหารสูงสุดในองค์กรนั้นและความเข้าใจในบทบาทหน้าที่ของผู้ตรวจสอบเอง เป็นปัจจัยสำคัญ ทัศนคติของผู้อยู่ในองค์กร ต่อผู้ตรวจสอบ ถูกสร้างขึ้นโดยการแสดงบทบาทและการทำหน้าที่ ของผู้ตรวจสอบนั่นเอง หลากหลายทัศนะคติที่ผู้อยู่ในองค์กรมีต่อผู้ตรวจสอบภายในแต่ละยุคสมัย
                ท่านนายกสมาคมฯ (อ.เกียรติศักดิ์ จีรเธียรนาถ) ได้เขียนเป็นบทความไว้ในจุลสารของสมาคมฉบับประจำเดือน ธันวาคม-กุมภาพันธ์ 2544 เรื่อง ปัญหาของการตรวจสอบภายใน ในประเทศไทย ซึ่งได้กล่าวถึงปัญหาความเชื่อและทัศนคติ เป็นเรื่องที่น่าสนใจมากครับ โดยทั่วไปแล้วเป็นทัศนคติในเชิงลบ ในยุคปัจจุบันนี้ผู้ตรวจสอบภายในได้พยายามแสดงบทบาทในเชิงสร้างสรรค์ อันเป็นประโยชน์ต่อองค์กรและผู้ตรวจสอบภายในเป็นอย่างมาก ทั้งนี้เนื่องจากมาตรฐานวิชาชีพการตรวจสอบภายใน เป็นปัจจัยหรือแรงผลักดันต่อการแสดงบทบาทในเชิงสร้างสรรค์ของผู้ตรวจสอบภายในยุคปัจจุบัน

วิวัฒนาการของการตรวจสอบภายใน ได้แสดงให้เห็นถึงลำดับในการพัฒนาวิชาชีพ การตรวจสอบภายใน ซึ่งสะท้อนให้เห็นถึง ความแตกต่างของ บทบาทของผู้ตรวจสอบ และทัศนคติที่ผู้รับการตรวจสอบมีต่อผู้ตรวจสอบ คือ
Competition         : (Striving Together)
Cooperation         : (Working Together)
Collaboration       : (Creating Together)
Competition         : เป็นยุคเริ่มแรก เป็นแนวทางที่แสดงถึง ความพยายามต่อสู้กันและการปกป้องระหว่างผู้ตรวจสอบ
                        และผู้รับการตรวจสอบ ต่อสู้กันเพื่อชัยชนะของตนเอง เป็นหลัก
                        ไม่ได้คำนึงถึงความต้องการขององค์กร (Striving Together) มีผู้เปรียบเทียบให้เห็นว่า
                        แนวทางนี้ เหมือนกับ 1+1 = 0 (0 คือ ผลที่องค์กรได้รับ)
Cooperation         : เป็นแนวทางที่ผู้ตรวจสอบภายใน และผู้ตรวจสอบ ตระหนักถึงภาระหน้าที่ซึ่งกันและกัน
                        ให้ความร่วมมือซึ่งกัน แต่ก็ยังให้ความสำคัญต่อภาระตนเองเป็นหลัก
                    ต่างฝ่ายมีภาระหน้าที่ของตนเองไม่ปะปนกัน แต่สามารถทำงานร่วมกันได้
                    (Working Together) เป็นลักษณะ 1+1 = 2
Collaboration       : เป็นลักษณะของการ สร้างสรรค์ ร่วมกัน (Creating Together) ทำงานเป็นทีมเดียวกัน เข้าใจเป้าหมายตรงกันเนื่องจากกำหนดร่วมกัน
                        อย่างไรก็ตาม แนวทางนี้อาจเป็นอุปสรรคต่อความเป็นอิสระของผู้ตรวจสอบ แต่ผลการตรวจสอบจะเป็นที่ยอมรับและนำไปสู่การปรับปรุงงานต่างกับแนวทางที่สอง
                        ตรงที่ เป็นการสร้างทีมตรวจสอบที่เป็นทีมเดียวกันระหว่างผู้ตรวจสอบและผู้รับการตรวจสอบ เป็นลักษณะ 1+1 = 3
ปัจจัยที่จะนำไปสู่ความสำเร็จ
                    ในการใช้แนวทาง Collaboration คือ การสร้างความไว้วางใจ และขจัดความหวาดระแวงซึ่งกันและกัน
ร่วมกันกำหนดหลักการ และเป้าหมาย พร้อมทั้งสร้างพันธะซึ่งกันและกัน
ใช้ทักษะ ในการเป็นผู้ฟังที่ดี เป็นพื้นฐาน ในการทำงานเป็นทีมเดียวกัน
บทบาทของผู้ตรวจสอบภายใน
                    เปลี่ยนแปลงไปตามพัฒนาการของวิชาชีพ จาก เป็นตำรวจลับ มาเป็นจนถึงนักตรวจสอบการปฏิบัติงาน ซึ่งทำให้ผู้ตรวจสอบภายในมีบทบาทหน้าที่กว้างขวางมากขึ้น มีบทบาทสำคัญที่ส่งผลถึงความสำเร็จขององค์กร จึงเป็นที่มาของบทบาทสำคัญของผู้ตรวจสอบภายในสมัยใหม่ คือ “เป็นที่ปรึกษา (Consultant)”
มีกิจกรรมหลายๆ อย่างที่คล้ายคลึงกันระหว่าง Internal Auditor กับ Consultant ซึ่งในแวดวงธุรกิจการบัญชี (Public Accounting Firm) ของบางประเทศ เช่น New Zealand และ Australia ได้ใช้ผู้ทำหน้าที่ Consultant ทำงานในหน้าที่ Internal Audit ด้วย ในอเมริกา ธุรกิจการบัญชีหลายแห่งกำลัง เพิ่มบทบาทของงานด้านที่ปรึกษา ให้ทำงานด้าน Internal Audit ไปด้วยทั้ง Internal Audit และ Consultant มีงานหลายอย่างที่รับผิดชอบเหมือนกัน คือ ทำหน้าที่
    1) ระบุปัญหา, เป้าหมายและข้อจำกัด
    2) วิเคราะห์ปัญหา เพื่อหาแนวทางแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพ และมีประสิทธิผล
    3) เสนอแนวทางแก้ไขปัญหา ข้อแนะนำ และ การรายงาน
วิธีการของ Consultant ที่มีประสิทธิผลเป็นอย่างยิ่ง และเป็นแนวทางที่มีประโยชน์ต่อ ผู้ตรวจสอบภายใน ในการตรวจสอบ Operational or Performance Audit
                    คือ การหาคำตอบสำหรับ 6 คำถามที่สำคัญ ดังนี้
(1) What are the goals or outcome desired?
    ในการตรวจสอบ หรือการเป็นที่ปรึกษา เรื่องที่สำคัญมาก คือ การประสานวัตถุประสงค์ของแต่ละธุระกรรม
                (Activity) ของหน่วยงาน กับวัตถุประสงค์ขององค์กร ว่าแต่ละ Activity
                ของหน่วยงานนั้นเป็น Activity ที่สนับสนุน ความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ขององค์กรหรือไม่
                (ในบางครั้งจะพบว่าวัตถุประสงค์ของบาง Activity ไม่มีส่วนสนับสนุนหรือเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ขององค์กร
                หรือหน่วยงานนั้นเลย ยิ่งไปกว่านั้นผู้ปฏิบัติก็ไม่ทราบวัตถุประสงค์ในการทำ
                Activity นั้นๆ เนื่องจากเป็นการปฏิบัติตามที่ถ่ายทอดต่อ ๆ กันมา)
(2) What processes are in place to produce these goals?
    การตรวจสอบ   และการเป็นที่ปรึกษาสมัยใหม่ ให้ความสำคัญไปที่ กระบวนการ มากกว่าผลผลิตที่เกิดขึ้น
                (process rather than outcome) ของแต่ละหน่วยงาน โดยวิเคราะห์ว่า แต่ละกระบวนการที่มีอยู่นั้นสนับสนุนให้หน่วยงานบรรลุเป้าหมายมากน้อย เพียงใด? ซึ่งบางครั้งจำเป็นต้อง     ติดตามกระบวนการที่เชื่อมโยงกัน แต่เป็นธุระกรรมที่เกิดขึ้นต่างหน่วยงานกัน เพื่อให้มีการแก้ไขปัญหาทั้งระบบ กระบวนการที่เกิดขึ้นตรงรอยต่อระหว่าง 2 หน่วยงาน จึงเป็นเรื่องสำคัญที่    จะมองข้ามไม่ได้ เพราะถือเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทั้งระบบ
(3) What processes are in place to provide feedback?
    ในแต่ละกระบนการ จะต้องสร้างสิ่งบอกเหตุ (feedback) หรือเครื่องวัด ฝังไว้ในแต่ละขั้นตอนที่สำคัญ
    เพื่อบ่งบอกถึง ผลกระทบที่มีต่อผลผลิตของแต่ละกระบวนการที่จะเกิดขึ้น สิ่งบอกเหตุทั้งหลายนี้จะช่วยให้มีการปรับเปลี่ยน ปรับปรุง ให้ได้ผลผลิตออกมาตามเป้าหมายที่ต้องการ
                ก่อนที่จะได้ผลผลิตที่ไม่ต้องการ
(4) Who will monitor the feedback process?
    เมื่อได้สร้างสิ่งบอกเหตุ หรือเครื่องวัดในระบบแล้ว จะต้องกำหนดผู้รับผิดชอบในการรับรู้ในสิ่งบอกเหตุ
                เพื่อนำไปสู่การแก้ไข ได้อย่างทันท่วงที และมีประสิทธิภาพ หากมีข้อบ่งชี้ในทางลบ
                อย่างไรก็ตาม ในระบบงานหรือกระบวนการที่ซับซ้อน และมีหลายหน่วยงานเข้ามาเกี่ยวข้อง
                ผู้ทำหน้าที่ Monitor ของแต่ละหน่วยงาน สำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับลักษณะของสิ่งบอกเหตุที่เป็น
                 บวก และลบ มิฉะนั้นจะก่อให้เกิดความขัดแย้ง และส่งผลถึงคุณภาพของผลผลิต
(5) How will improvement to processes to made?
    การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เป็นเรื่องที่จำเป็นต้องมีในทุกระบบงาน สิ่งที่ต้องระมัดระวังก็คือ ผู้ตรวจสอบ/ที่ปรึกษา ไม่ใช่เจ้าของวิธีการ เป็นเพียงผู้ให้ความเห็น
                 เสนอแนะ ถึงประสิทธิภาพ และประสิทธิผลที่จะเกิดขึ้นต่อวิธีการที่จะใช้
(6) What reward systems are in place for improvements?
    รางวัลที่จะได้รับจากการพัฒนาคืออะไร พิจารณา/วัดผลกันอย่างไร? ว่ามีการพัฒนาในทางที่ดีขึ้นจริง และเป็นประโยชน์ต่อองค์กร เป็นที่กังวลกันว่า
                ผู้ตรวจสอบจะขาดความอิสระหรือไม่เมื่อทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษา มาตรฐานวิชาชีพ ไม่ได้บ่งบอกไว้ชัดเจน อย่างไรก็ตาม ความเป็นอิสระของผู้ตรวจสอบ แสดงให้เห็นได้ ด้วย
        (1) ความน่าเชื่อถือ : จะเกิดขึ้น เมื่อผู้ตรวจสอบเป็นอิสระจากงานที่ตรวจ
        (2) ความเที่ยงธรรม : ไม่ตั้งใจที่จะให้โทษ “axe to grind” และ ยินยอมผ่อนปรน“sweet heart arrangement” จนไม่ตรงตามข้อเท็จจริงที่พบ

บทความนี้คัดจากบทความเผยแพร่ในเวปไซต์ของสมาคมผู้ตรวจสอบภายในแห่งประเทศไทย

เมนู

บทความ

สมัครงาน

สมาชิก

ลิงค์