ข้อมูลทางบัญชี

          ถ้าเรามีคำถามว่านักบัญชีที่ดีควรเป็นอย่างไร อาจเป็นคำถามที่ตอบยาก แต่หากมีคำถามว่านักบัญชีควรต้อง ทำอะไรบ้าง ก็อาจพอตอบได้ง่ายกว่า ความหมายของผมนักบัญชีไม่ได้หมายความว่า ต้องเป็นคนที่ใส่แว่นหนาๆ หน้าตาซีเรียส ทำงานหามรุ่งหามค่ำ ตัวเลขหรือเศษสตางค์ไม่กระเด็น ที่เขานิยม เรียกกันว่าพวกหัวสี่เหลี่ยม หรือซีปังเท้า แต่นักบัญชีในความหมายของผมหมายถึง คนที่ใครๆก็ปรารถนา หน้าตาดีๆ workไม่ hard แต่ smart รู้ว่าอะไรเป็นอะไรแต่ไม่ขี้โกง

          คนทำบัญชีของผมคือคนที่มีหน้าที่เก็บรวบรวมผลที่เกิดจาก การดำเนินกิจการ ทำออกมาเป็นรูปแบบของตัวเลขและรายงานสั้นๆเพื่อให้กับผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ถ้าความหมาย ของนักบัญชีเป็นอย่างของที่ผมพูดถึงแล้ว นักบัญชีจะต้องไม่เป็นอย่างที่แล้วมาเป็นส่วนใหญ่ นักบัญชีต้องเป็นคน ที่มีความสามารถในการค้น รื้อ รวบรวม เก็บ สังเกตุ ตรวจสอบ และสรุป นั้นเพราะบัญชีเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์  สรุปว่านักบัญชีในความหมายของผมสมองสองข้างได้ใช้กันทั่วถ้วน

          ถ้าเป็นอย่างนี้นักบัญชีก็ต้องไม่อยู่กับที่ โต๊ะบัญชีของนักบัญชีประเภทนี้จะเป็นโต๊ะบัญชีที่ใหญ่มากเท่ากับพื้นที่ของบริษัททั้งหมด พนักงานทุกคนเป็นส่วนหนึ่งของแผนกบัญชี โต๊ะที่ใช้นั่งกันทุกวันจะเป็นแค่โต๊ะทำงานเขียนหนังสือคนในแผนกบัญชีที่มีเป็นแค่ จำนวนที่เห็นแต่จริงๆแล้วพนักงานทั้งบริษัทเป็นส่วนหนึ่งของแผนกบัญชีที่ช่วยให้ทำข้อมูลได้ทั้งหมด (กลัวทำไมสวยสั่งได้ เพราะฉะนั้นการเลือกนักบัญชีที่ดีต้องสวยไว้ก่อนเก่งสอนได้) ที่บอกเช่นนี้เพราะ นักบัญชีจะต้องทำบัญชีของกิจการ ต้องรวบรวม ตรวจสอบ สังเกตุและสรุปข้อสังเกตุ

          ถ้าเช่นนั้นเรามีคำถามว่า การทำบัญชีคืออะไรมีขอบเขตแค่ไหน ตอบเอาอย่างง่ายๆการบัญชีก็คือการบันทึกข้อมูล/ข้อเท็จจริง จากการดำเนินกิจการทั้งหมดและนำมาสรุปให้เป็นหมวดหมู่ตามที่เรากำหนดง่ายต่อการดู เพื่อที่จะใช้เป็น ข้อมูลในการตัดสินใจ ขอบเขตก็เท่ากับกิจการทั้งกิจการและสำหรับนักบัญชีบางคนอาจกินขอบเขตไปถึง นอกกิจการบางส่วนด้วยแล้วแต่ว่าเราจะไปเอาข้อมูลจากที่ไหนได้บ้าง 

          เช่นนั้นถ้าเรามีคำถามต่อไปว่า ข้อมูลทางบัญชีคืออะไร จะแยกได้อย่างไรบ้าง เช่นเดียวกันถ้าสรุปง่ายๆ ข้อมูลทางการบัญชีที่ใช้ทั่วไป ผมสรุปได้ 4 ประเภท คือ

          1.ข้อมูลดิบ (DATA)
          2.ข้อมูลข่าวสาร (INFORMATION)
          3.ข้อมูลรายงานและวิเคราะห์ (REPORT& ANALYTICAL DATA)
          4.ข้อมูลการตัดสินใจ(DECISION MAKING DATA)

ความแตกต่างของข้อมูลทั้ง 4 ประเภท มีดังนี้

          1.ข้อมูลดิบ เป็นข้อมูลที่เราหาได้โดยทั่วไป เรียกได้ง่ายๆว่า เดินไปก็เจอ เป็น RAW DATA ในลักษณะของ คนทำบัญชีอาจเป็นพวก ใบสำคัญ เอกสารต่างๆทั้งจากภายนอกและที่กิจการทำขึ้น ทั่วไปหมายถึงอย่างนั้น แต่ในความหมายของผมอาจหมายรวมถึง ข้อมูลจากผลที่เกิดขึ้น จากการบอกเล่าของพนักงาน จากการสังเกตุ ที่มาที่ไป นั่นหมายความว่า การบอกเล่าของพนักงานเกี่ยวกับปัญหาของบริษัท ปัญหาการทำงาน ความไม่ เหมาะสมข้อบกพร่องของงานหรือเครื่องมือในการทำงานจะเป็นข้อมูลทั้งหมดที่มีประโยชน์ต่อการจัดทำบัญชี การเก็บรวบรวมข้อมูลลักษณะนี้ ผมแยกได้คร่าวๆ คือ
          1.1 รวบรวมโดยการบันทึกตามขั้นตอนทางบัญชี เช่นการบันทึกในสมุดรายวันขั้นต้นทั่วไป
          1.2 รวบรวมโดยการจัดเก็บ เช่นพวกเอกสารใบสำคัญต่างๆ เก็บเรียงเข้าแฟ้มเป็นหมวดหมู่มีการสรุปข้อความหน้าใบสำคัญให้เป็นรูปแบบเดียวกัน
          1.3 รวบรวมโดยการบันทึกช่วยจำ เช่นพวกปัญหาต่างๆของบริษัท คำบอกเล่าพนักงานต่างๆ ข้อสรุปคำร้องเรียนลูกค้า รายงานการเก็บหนี้ เป็นต้น ข้อมูลพวกนี้ไม่ใช้ในการบันทึกบัญชีแต่มีประโยชน์
    ผู้ที่เกี่ยวข้องน่าจะเป็น BOOK KEEPER

          2.ข้อมูลข่าวสาร เป็นข้อมูลดิบที่ได้สรุปมาระดับหนึ่งให้เป็นหมวดหมู่แล้วเป็นพวกๆ เพื่อสะดวกในการ นำไปจัดทำเป็นรายงาน ข้อมูลลักษณะนี้เราจะเห็นในรูปของ สมุดบัญชีแยกประเภท งบทดลอง รายการสรุปต่างๆที่เกี่ยวกับการทำงานเช่น การ์ดต้นทุน และ ตารางในการจัดสรรต้นทุนต่างๆ ที่ใช้ในการคำนวณต้นทุน เป็นต้น รวมถึงรายงานที่ได้จากแผนกอื่นๆ ที่ได้รวบรวมไว้และแผนกบัญชีใช้เป็นข้อมูล ประเภทหนึ่งในการทำงาน เพื่อใช้เพื่อสรุปและวิเคราะห์การเก็บรวบรวมและการจัดการข้อมูลลักษณะนี้ มักจะดำเนินการอยู่ภายในแผนกบัญชี
    ผู้ที่เกี่ยวข้องประเภทนี้น่าจะเป็น ACCOUNTANT ทั้งหลายไม่ว่าจะเป็น JUNIOR ACCOUNTANT หรือ SENIOR ACCOUNTANT

          3.ข้อมูลรายงานและวิเคราะห์ เป็นข้อมูลที่ได้รวบรวมข้อมูลข่าวสารออกมาเป็นรูปแบบที่เรากำหนดไว้ร่วมกับส่วนงานอื่น (ถ้าบัญชีเป็นผู้กำหนด ต้องให้ความรู้ความเข้าใจให้ส่วนงานอื่นด้วย โดยการอธิบายให้เข้าใจถึงที่มาที่ไปของข้อมูล การใช้งานใช้ งานอย่างไร) ข้อมูลลักษณะนี้ เช่น งบการเงินต่างๆ ,รายงานสินค้าคงเหลือ , สรุปต้นทุนการผลิตต่อหน่วย เป็นต้น รายงานต่างๆที่เป็นตัวเลขนั้น นักบัญชีส่วนใหญ่ทำอยู่แล้ว หรือบางครั้งอาจจะได้จากโปรแกรมสำเร็จรูป แต่หากมองถึงคุณค่าจริงแล้ว ถือได้ว่าไม่ได้มีคุณค่าอะไรมากมายยิ่งถ้าผู้บริหารใช้ตัวเลขไม่เป็นแล้ว ย่อมไม่มีประโยชน์เลย และจะกลายเป็นทั้งรายงานการเงินดูบรรทัดสุดท้ายบรรทัดเดียว

          ดังนั้นข้อมูลลักษณะนี้ผมจึงรวมเอาเรื่องของการวิเคราะห์เข้าไปด้วย เนื่องจากรายงานทางการเงินต่างๆ นักบัญชีเป็นผู้ทำเป็นผู้รู้ว่าทำอะไรไว้ต้องพร้อมที่จะบอกและตอบคำถาม หากไม่บอกให้คนอื่น รู้การใช้งานจากง่ายจะเป็นไปได้ยากหรือผิดทาง ดังนั้นข้อมูลนี้จึงต้องรวมข้อมูลการวิเคราะห์ลงไปด้วย เช่น รายงานงบการเงินประเภทงบการเงิน จะต้องมีการวิเคราะห์ปะหน้าไปด้วย คือ รายงานสรุปสำหรับผู้บริหาร การสรุปสำหรับผู้บริหารนี้ไม่ใช่การรายงานว่า ยอดขาย ต้นทุน ค่าใช้จ่ายขายบริหาร หรือ กำไรเป็นเท่าไหร่ เนื่องจากตัวเลขเหล่านี้มีในงบการเงินแล้ว ผู้บริหารอ่านเองได้ แต่นักบัญชีควรวิเคราะห์โดยใช้ อัตราส่วนทางการเงิน มีการเปรียบเทียบรอบที่แล้วมาและงบประมาณ(ถ้ามี)  ให้รู้ว่าที่มาที่ไปของผลต่างเป็นเท่าไหร่ตัวเลขดังกล่าวมาได้อย่างไรและควรมากกว่าหรือน้อยกว่าที่เป็นดังนั้นนักบัญชีจะรู้และวิเคราะห์ได้ต้องมีข้อมูล ประเภทที่ 1.3 มาประกอบการวิเคราะห์ งบการเงินแล้วจะเข้าใจว่ารายการค่าใช้จ่ายแต่ละรายการทำไมเป็นอย่างที่เห็น ตำราอาจไม่มีแต่ชีวิตจริงเป็นสิ่งจำเป็น
    ผู้เกี่ยวข้องพวกนี้น่าจะเป็นพวก ACCOUNTING MANAGER พวก CHIEF ACCOUNTANT

          4.ข้อมูลการตัดสินใจ เป็นข้อมูลที่นักบัญชีน้อยคนจะทำ ได้ทำ หรือทำได้ เพราะความหมายข้อมูลนี้ ผมหมายถึงข้อมูลที่ใช้ตัดสินใจจริงๆ เช่นข้อมูลที่ได้จากข้อมูลรายงานและวิเคราะห์ในประเภทที่ 3 ที่นักบัญชีต้องรู้ว่าตัวเลขการวิเคราะห์เป็นอย่างไรควรมากกว่าหรือน้อยกว่า แต่นักบัญชีประเภทนี้จะ ต้องทราบว่าตัวเลขที่วิเคราะห์มาที่มากหรือน้อยนั้นควรจะต้องตัดสินใจเช่นไรนั้นหมายความว่านอกจาก การวิเคราะห์นักบัญชีจะต้องคาดการณ์ได้ว่าข้อมูลวิเคราะห์นั้นจะเกิดอะไรขึ้นและต้องแก้ปัญหาอย่างไร ข้อมูลที่ใช้นอกจากจะต้องใช้ข้อมูลทั้ง 3 ประเภทแล้ว ข้อมูลดังกล่าวจะกินไปถึงนอกขอบเขตของบริษัทนั้น คือการใช้ข้อมูลจากภายนอกมาร่วมใช้ในการวิเคราะห์ไม่ว่าจะเป็นสถานการณ์เศรษฐกิจโดยรวมทั้งใน และต่างประเทศ ข้อมูลคู่แข่ง สถานการณ์ของกลุ่มเศรษฐกิจที่กิจการเกี่ยวข้องอยู่ กฎระเบียบหรือกฎหมายใหม่ๆ ที่คาดว่าจะออก หรือแม้กระทั่งนโยบายทางการเมือง อาจมีนักบัญชีบ้างบางคนที่สรุปออกมาใน รายงานสรุปสำหรับผู้บริหาร แต่สำหรับผมข้อมูลที่ให้ในลักษณะนี้เขียนอย่างไรก็ไม่ได้ดีถ้าไม่ได้อธิบายเอง ดังนั้นข้อมูลนี้จึงเป็นอย่างที่บอกคือนักบัญชีน้อยคนที่ จะทำ ได้ทำหรือทำได้ เพราะการให้ข้อมูลลักษณะนี้ จะเป็นการให้ข้อมูลในการประชุมการจัดการ ที่ต้องการการตัดสินใจจากผู้บริหารระดับสูงซึ่งแน่นอนว่าต้องมีมุมมองทางการบริหารที่แตกต่างจากนักบัญชี และที่กล่าวว่าไม่น่าจะให้ข้อมูลในเชิงรายงานเนื่องจาก
          1.ผมเชื่อว่าคงไม่มีใครคาดเดาว่าผู้บริหารระดับสูงคิดอย่างไร  สงสัยอะไร และต้องการรู้อะไร จึงไม่น่าจะเขียนสรุปได้ครอบคลุมทุกเรื่อง ที่เคยทำผ่านมาเพียงเขียนได้คร่าวๆ (ให้ชวนสงสัยจะได้เรียกเข้าไปถาม)
          2.ข้อมูลดังกล่าวเป็นข้อมูลที่ใช้ตัดสินใจอาจหมายถึงความอยู่รอดของกิจการ และ ความสามารถในการแข่งขัน การสรุปเป็นลายลักษณ์อักษรอาจเป็นอันตราย
          3.ข้อมูลดังกล่าวเป็นลักษณะของข้อมูลเชิงแลกเปลี่ยน ต้องใช้ข้อมูลที่มาจากหลายส่วนมาประกอบกัน ดังนั้นข้อมูลที่เตรียมมาอาจมีการเปลี่ยนแปลงตามข้อมูลใหม่ที่เพิ่มขึ้นในที่ประชุม ซึ่งมีผลต่อการตัดสินใจ
          ผู้ที่เกี่ยวข้องพวกนี้น่าจะเป็น FINANCIAL DIRECTOR หรือ CFO

          แต่ผมมีข้อสังเกตุอย่างหนึ่งว่า ผู้ที่เกี่ยวข้องกับใช้ข้อมูลทางบัญชีทั้ง 4 ประเภทนั้นบางประเภทไม่จำเป็น ต้องเป็นนักบัญชีเสมอไป ความหมายของผมคือ เมื่อถึงระดับหนึ่งความเป็นนักบัญชี จะไม่ใช่สิ่งจำเป็นหลักอีก เช่นในการใช้ข้อมูลในระดับที่ 4 นั้นผู้ที่นำเสนอไม่มีความจำเป็นต้องเป็นนักบัญชีก็ได้ เพราะความลึกในรายละเอียดของการทำงานจะไม่จำเป็นเนื่องจากมีนักวิชาชีพด้านบัญชีอยู่แล้ว ที่กล่าวเช่นนี้เพราะผมคิดว่า CFO อาจเป็นสายหนึ่งของ career path ของนักบัญชีแต่ไม่ได้หมายความว่า จะเป็นการปิดกั้นการเติบโตจากคนจากสายวิชาชีพอื่นที่มี sense ในการวิเคราะห์และการตัดสินใจที่ดี 

          กรณีนี้ นักบัญชีจะมีทั้งข้อได้เปรียบและข้อเสียเปรียบ กล่าวคือการที่มีความรู้ความเข้าใจเป็นพื้นฐานนั้น เป็นข้อได้เปรียบเนื่องจากรู้ที่มาที่ไปดีกว่าและเข้าใจที่จะใช้งานมากกว่า แต่ขณะเดียวกันข้อได้เปรียบนั้นก็เป็น ข้อเสียเปรียบ เนื่องจากความที่อยู่ในวิชาชีพนานจะปลีกตัวออกจากความเป็นนักบัญชีไม่ได้ทำให้ขาด ความสามารถในเชิงการเปรียบเทียบและวิเคราะห์ เนื่องจากยึดตามหลักการบัญชีมากไป

          ดังนั้นนักบัญชีเมื่อถึงระดับหนึ่งจะต้องปรับความคิดให้หลุดออกจากความเป็นนักบัญชีให้ได้ แต่ถ้าจะให้ดี ถ้้าเป็นนักบัญชีอย่างที่ผมได้กล่าวไว้ตอนต้นว่า นักบัญชีควรมีโต๊ะทำงานใหญ่เท่าบริษัท มีพนักงานทั้งบริษัทเป็นส่วนหนึ่งของแผนกบัญชี นั้นคือการเริ่มต้นของการปรับตัวออกจากการเป็นนักบัญชีในตำนานได้