เอกสารทางบัญชีที่สรรพากรยอมรับ
เป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับการประกอบธุรกิจที่ผู้ประกอบการทุกรายจะต้องทำบัญชี ไม่เพียงแต่เฉพาะทำรายการรับเงินเข้าหรือจ่ายเงินออกเพื่อให้ทราบผลกำไรขาดทุน งบดุล หรืองบกระแสเงินสดเท่านั้น แต่ผู้ประกอบการต้องลงบัญชีให้ถูกต้อง ถูกวิธี และถูกกฎหมาย เมื่อใดที่เจ้าหน้าที่สรรพากรเข้ามาตรวจสอบจะได้ไม่ต้องวิตกกังวล เพราะมีเอกสารให้ตรวจสอบอย่างครบถ้วน มาดูรายละเอียดกันว่าทำบัญชีอย่างไรให้สรรพากรยอมรับได้
ผู้ประกอบการจะทำบัญชีได้อย่างถูกต้องนั้น มีผู้เชี่ยวชาญทางบัญชีเคยบอกกล่าวไว้ว่า ในเบื้องต้นผู้ทำบัญชีจะต้องมีความรู้ในธุรกิจที่ทำให้ดีเสียก่อน นอกจากนี้ ก็ต้องมีระบบบัญชีที่ดี มีเอกสารการรับเงินจ่ายเงิน สต็อกสินค้า ส่งสินค้าให้ครบถ้วนตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ประมวลรัษฎากร เพื่อเตรียมตัวให้พร้อมอยู่ตลอดสำหรับการเข้าตรวจสอบของสรรพากร
ประเภทธุรกิจที่แตกต่างกัน ก็จะมีรายละเอียดในการทำบัญชีแตกต่างกัน เช่น ธุรกิจบริการ ต้องไม่ลืมที่จะคำนวนภาษีที่หัก ณ ที่จ่ายทุกครั้งที่เกิดการให้บริการ หรือธุรกิจผลิตสินค้า ต้องตีความให้ถูกต้องว่าสินค้าใดผลิตเพื่อขาย สินค้าใดรับจ้างผลิต ซึ่งจะมีการลงบัญชีแตกต่างกัน สำหรับธุรกิจนำเข้า-ส่งออก จะต้องตรวจสอบพิกัดสินค้าที่นำเข้า หรือส่งออก เพราะหากมีการลงพิกัดผิด ก็อาจจะถูกปรับเสียค่าใช้จ่ายโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์ ธุรกิจลีสซิ่งและเช่าซื้อ ก็ต้องแยกแยะให้ชัดเจนว่าเป็นธุรกรรมเป็นประเภทใด การซื้อขายอสังหาริมทรัพย์ หรือการให้เช่า ก็จะมีการลงบัญชีที่แตกต่างกัน
วัตถุประสงค์ของการจัดทำบัญชีสำหรับกิจการนั้นมีอยู่หลายประการหลักๆ คือ เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจในการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด ใช้ประกอบการตัดสินใจในภาวะสำคัญ และเพื่อประกอบการพิจารณาเป้าหมายของกิจการ นอกจากนั้น การทำบัญชียังมีประโยชน์เพื่อการสั่งการ การอำนวยการ การควบคุมบุคลากร และทรัพยากรที่สำคัญขององค์กรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และมีประสิทธิผล เพื่อให้แน่ใจว่ามีการรายงานและดำรงรักษาไว้ซึ่งทรัพยากรที่สำคัญขององค์กร และเพื่ออำนวยความสะดวกต่อการควบคุมและเพื่อหน้าที่ทางสังคม ซึ่งเจ้าของกิจการ กรรมการ ผู้ถือหุ้น ต้องตระหนักถึงการมีระบบบัญชีที่ดี
การจัดการทางบัญชีที่ดีต้องมีการจัดสายงานที่ดี มีระบบในการทำงานร่วมกัน ระบุหน้าที่รับผิดชอบที่ชัดเจน และมีการใช้กำลังคนที่เหมาะสมกับงาน มีการวางแผนและกำหนดเป้าหมาย การจูงใจให้เกิดการทำงานไปสู่เป้าหมาย เข้าใจธรรมชาติของบุคคล และมีระบบควบคุมที่มีเสถียรภาพ นักบัญชีที่ดี ต้องทำความเข้าใจกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทางบัญชี เช่น พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 มาตรฐานการบัญชี ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ว่าด้วยการจัดการห้างหุ้นส่วนและบริษัท พระราชบัญญัติกำหนดความผิดเกี่ยวกับห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัด สมาคมและมูลนิธิ ประมาลรัษฎากร กฎหมาย และระเบียบที่เกี่ยวข้องอื่นๆ เช่น พ.ร.บ.โรงงาน พ.ร.บ.ภาษีโรงเรือนและที่ดิน พ.ร.บ.เครื่องหมายการค้าและลิขสิทธิ์ พ.ร.บ.หลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ พ.ร.บ.สิ่งแวดล้อม ประกาศของกรมทะเบียนการค้า และกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เป็นต้น
มาดูหน้าที่ของผู้จัดทำบัญชีกันว่า นอกจากจะต้องจัดทำบัญชีให้ถูกต้องแล้ว กรณีปกติ ผู้จัดทำบัญชีจะต้องเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี กรณีเลิกกิจการ ก็ต้องเก็บเอกสารจนกว่าจะส่งมอบให้สารวัตรบัญชีและสารวัตรบัญชีเก็บไว้อย่างน้อยอีก 5 ปี (ส่งมอบภายใน 90 วันขยายได้ถึง 180 วัน) กรณีถูกตรวจสอบ อธิบดีมีอำนาจกำหนดให้เก็บเกิน 5 ปีแต่ไม่เกิน 7 ปี ส่วนผู้ทำบัญชี จะต้องมีคุณสมบัติโดยเป็นผู้มีภูมิลำเนาในราชอาณาจักรไทย มีความรู้ภาษาไทย ไม่เคยต้องโทษจำคุกในความผิดตามกฎหมายบัญชี/สอบบัญชี เว้นแต่พ้นโทษมาแล้วไม่น้อยกว่า 3 ปี มีคุณวุฒิการศึกษา ไม่ต่ำกว่าปริญญาตรีทางการบัญชี / สอบบัญชีหรือเทียบเท่า เข้าอบรมพัฒนาวิชาชีพต่อเนื่อง อบรม 3 ปี 27 ชั่วโมง (เนื้อหาเกี่ยวกับบัญชีไม่น้อยกว่า 18 ชั่วโมง แต่ละปีต้องเข้ารับการอบรมพัฒนาความรู้อย่างต่อเนื่องทางวิชาชีพไม่น้อยกว่า 6 ชั่วโมง) และต้องแจ้งรายละเอียดการอบรมตามแบบ ส.บช. 7 ต่ออธิบดีภายใน 60 วัน นับแต่วันสิ้นปีปฏิทินของทุกปี
ยังมีรายละเอียดเกี่ยวกับกฎระเบียบและการจัดทำเอกสารทางบัญชีอีกมากมายที่ผู้อ่านต้องหมั่นศึกษาหาข้อมูล อย่างต่อเนื่องข้อมูลดีๆ เหล่านี้สามารถสืบค้นเพิ่มเติมได้ที่เว็บไซต์ของ สสว. www.sme.go.th และเว็บไซต์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ www.dbd.go.th
โดย สำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม [26-6-2008]
เป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับการประกอบธุรกิจที่ผู้ประกอบการทุกรายจะต้องทำบัญชี ไม่เพียงแต่เฉพาะทำรายการรับเงินเข้าหรือจ่ายเงินออกเพื่อให้ทราบผลกำไรขาดทุน งบดุล หรืองบกระแสเงินสดเท่านั้น แต่ผู้ประกอบการต้องลงบัญชีให้ถูกต้อง ถูกวิธี และถูกกฎหมาย เมื่อใดที่เจ้าหน้าที่สรรพากรเข้ามาตรวจสอบจะได้ไม่ต้องวิตกกังวล เพราะมีเอกสารให้ตรวจสอบอย่างครบถ้วน มาดูรายละเอียดกันว่าทำบัญชีอย่างไรให้สรรพากรยอมรับได้
ผู้ประกอบการจะทำบัญชีได้อย่างถูกต้องนั้น มีผู้เชี่ยวชาญทางบัญชีเคยบอกกล่าวไว้ว่า ในเบื้องต้นผู้ทำบัญชีจะต้องมีความรู้ในธุรกิจที่ทำให้ดีเสียก่อน นอกจากนี้ ก็ต้องมีระบบบัญชีที่ดี มีเอกสารการรับเงินจ่ายเงิน สต็อกสินค้า ส่งสินค้าให้ครบถ้วนตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ประมวลรัษฎากร เพื่อเตรียมตัวให้พร้อมอยู่ตลอดสำหรับการเข้าตรวจสอบของสรรพากร
ประเภทธุรกิจที่แตกต่างกัน ก็จะมีรายละเอียดในการทำบัญชีแตกต่างกัน เช่น ธุรกิจบริการ ต้องไม่ลืมที่จะคำนวนภาษีที่หัก ณ ที่จ่ายทุกครั้งที่เกิดการให้บริการ หรือธุรกิจผลิตสินค้า ต้องตีความให้ถูกต้องว่าสินค้าใดผลิตเพื่อขาย สินค้าใดรับจ้างผลิต ซึ่งจะมีการลงบัญชีแตกต่างกัน สำหรับธุรกิจนำเข้า-ส่งออก จะต้องตรวจสอบพิกัดสินค้าที่นำเข้า หรือส่งออก เพราะหากมีการลงพิกัดผิด ก็อาจจะถูกปรับเสียค่าใช้จ่ายโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์ ธุรกิจลีสซิ่งและเช่าซื้อ ก็ต้องแยกแยะให้ชัดเจนว่าเป็นธุรกรรมเป็นประเภทใด การซื้อขายอสังหาริมทรัพย์ หรือการให้เช่า ก็จะมีการลงบัญชีที่แตกต่างกัน
วัตถุประสงค์ของการจัดทำบัญชีสำหรับกิจการนั้นมีอยู่หลายประการหลักๆ คือ เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจในการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด ใช้ประกอบการตัดสินใจในภาวะสำคัญ และเพื่อประกอบการพิจารณาเป้าหมายของกิจการ นอกจากนั้น การทำบัญชียังมีประโยชน์เพื่อการสั่งการ การอำนวยการ การควบคุมบุคลากร และทรัพยากรที่สำคัญขององค์กรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และมีประสิทธิผล เพื่อให้แน่ใจว่ามีการรายงานและดำรงรักษาไว้ซึ่งทรัพยากรที่สำคัญขององค์กร และเพื่ออำนวยความสะดวกต่อการควบคุมและเพื่อหน้าที่ทางสังคม ซึ่งเจ้าของกิจการ กรรมการ ผู้ถือหุ้น ต้องตระหนักถึงการมีระบบบัญชีที่ดี
การจัดการทางบัญชีที่ดีต้องมีการจัดสายงานที่ดี มีระบบในการทำงานร่วมกัน ระบุหน้าที่รับผิดชอบที่ชัดเจน และมีการใช้กำลังคนที่เหมาะสมกับงาน มีการวางแผนและกำหนดเป้าหมาย การจูงใจให้เกิดการทำงานไปสู่เป้าหมาย เข้าใจธรรมชาติของบุคคล และมีระบบควบคุมที่มีเสถียรภาพ นักบัญชีที่ดี ต้องทำความเข้าใจกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทางบัญชี เช่น พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 มาตรฐานการบัญชี ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ว่าด้วยการจัดการห้างหุ้นส่วนและบริษัท พระราชบัญญัติกำหนดความผิดเกี่ยวกับห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัด สมาคมและมูลนิธิ ประมาลรัษฎากร กฎหมาย และระเบียบที่เกี่ยวข้องอื่นๆ เช่น พ.ร.บ.โรงงาน พ.ร.บ.ภาษีโรงเรือนและที่ดิน พ.ร.บ.เครื่องหมายการค้าและลิขสิทธิ์ พ.ร.บ.หลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ พ.ร.บ.สิ่งแวดล้อม ประกาศของกรมทะเบียนการค้า และกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เป็นต้น
มาดูหน้าที่ของผู้จัดทำบัญชีกันว่า นอกจากจะต้องจัดทำบัญชีให้ถูกต้องแล้ว กรณีปกติ ผู้จัดทำบัญชีจะต้องเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี กรณีเลิกกิจการ ก็ต้องเก็บเอกสารจนกว่าจะส่งมอบให้สารวัตรบัญชีและสารวัตรบัญชีเก็บไว้อย่างน้อยอีก 5 ปี (ส่งมอบภายใน 90 วันขยายได้ถึง 180 วัน) กรณีถูกตรวจสอบ อธิบดีมีอำนาจกำหนดให้เก็บเกิน 5 ปีแต่ไม่เกิน 7 ปี ส่วนผู้ทำบัญชี จะต้องมีคุณสมบัติโดยเป็นผู้มีภูมิลำเนาในราชอาณาจักรไทย มีความรู้ภาษาไทย ไม่เคยต้องโทษจำคุกในความผิดตามกฎหมายบัญชี/สอบบัญชี เว้นแต่พ้นโทษมาแล้วไม่น้อยกว่า 3 ปี มีคุณวุฒิการศึกษา ไม่ต่ำกว่าปริญญาตรีทางการบัญชี / สอบบัญชีหรือเทียบเท่า เข้าอบรมพัฒนาวิชาชีพต่อเนื่อง อบรม 3 ปี 27 ชั่วโมง (เนื้อหาเกี่ยวกับบัญชีไม่น้อยกว่า 18 ชั่วโมง แต่ละปีต้องเข้ารับการอบรมพัฒนาความรู้อย่างต่อเนื่องทางวิชาชีพไม่น้อยกว่า 6 ชั่วโมง) และต้องแจ้งรายละเอียดการอบรมตามแบบ ส.บช. 7 ต่ออธิบดีภายใน 60 วัน นับแต่วันสิ้นปีปฏิทินของทุกปี
ยังมีรายละเอียดเกี่ยวกับกฎระเบียบและการจัดทำเอกสารทางบัญชีอีกมากมายที่ผู้อ่านต้องหมั่นศึกษาหาข้อมูล อย่างต่อเนื่องข้อมูลดีๆ เหล่านี้สามารถสืบค้นเพิ่มเติมได้ที่เว็บไซต์ของ สสว. www.sme.go.th และเว็บไซต์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ www.dbd.go.th
โดย สำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม [26-6-2008]
