แปลและเรียบเรียงโดย
ต่อไปนี้คือวินัย 4 เรืองที่พูดง่ายแต่ทำยาก ที่จะทำให้องค์กรเป็นองค์กรที่ดำเนินการอย่างเรียบง่าย ไม่ซับซ้อน
๑.กำหนดตัวชี้วัดการดำเนินการเน้นเรื่องที่มีความสำคัญอย่างกว้าง
จำนวนเป้าหมายที่ตั้งไว้ 2-3 4-10 11-20
เป้าหมายที่ผลสำเร็จ(อย่างดี) 2-3 1-2 0
วิธีคิดดังกล่าวดูเหมือนง่าย แต่เป้าหมายบางครั้งอาจจะยากต่อการตั้ง เราจึงอาจตั้งเป้าหมายให้ง่ายๆก่อนก็ได้ ไอเดียที่ดีๆบางครั้งยากต่อการประสบความสำเร็จ ไอเดียที่ดูเหมือนไม่เข้าท่าบางครั้งอาจดีกว่าไอเดียดีๆ เหมือนกับที่ Jim Collins กล่าวไว้ในหนังสือ good to great ว่า อุปสรรคของความยิ่งใหญ่คือสิ่งดีๆ
เป้าหมายที่สำคัญต่อองค์กร คือ เป้าหมายที่กำหนดขึ้นมาเพื่อทำให้เกิดความแต่ต่างในภาพรวม การบรรลุเป้าหมายดังกล่าวจะมีผลต่อการประสบความสำเร็จของเป้าหมายที่จะตั้ง ต่อๆไป กฎของการตั้งเป้าหมายกว้างๆคือ
๑.มีเป้าหมายแค่ไม่เกิน ๓ เป้าหมายต่อครั้งต่อทีม
๒.เป้าหมายย่อย ต้องแน่ใจได้ว่าจะทำให้เป้าหมายหลักประสบความสำเร็จ
๓.ต้องมีกำหนดเวลาสำเร็จให้ชัดเจน การวัดผลแต่ละตัวต้องเป็นไปทั้งแนวตั้งและแนวนอน การกำหนดตัวชี้วัดแต่ละตัวควรจะบอกได้ว่า อะไรคือเป้าหมายและอย่างไรคือการสำเร็จเป้าหมาย และกำหนดเวลาที่จะใช้ในการชี้วัดความสำเร็จ ตัวอย่างเช่น สุนทรพจน์ของประธานาธิบดี จอห์น เอฟ เคนเนดี ที่กล่าวว่า "เราจะส่งคนไปสู่ดวงจันทร์ และ นำเขากลับมาบ้าน ให้ได้ภายในสิบปี"
๒.ดำเนินการตามตัวชี้นำ
ตัวชี้วัดการดำเนินการที่ได้กล่าวไว้ในกฎข้อแรก แต่ตัวที่จะทำให้เป้าหมายประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวไม่ใช้ตัวชี้วัด แต่กุญแจสำคัญต่อการจัดการคือ ตัวชี้นำ
ตัวชี้วัดการดำเนินการจะวัดเป้าหมาย แต่ ตัวชี้นำคือการวัดบางสิ่งบางอย่างที่เป็นตัวนำให้ไปสู่เป้าหมาย และ เรามีอิทธิพลกำหนดได้ เช่น การคาดการณ์ สิ่งที่มีอิทธิพลต่อบุคคลที่จะทำให้ได้ผลตามที่ต้องการ เช่น
ตัวชี้วัดการดำเนินการ ตัวชี้นำ
น้ำหนัก เป็น ก.ก. ปอนด์ - จำนวนแคลลอรี่ที่ใช้(กรณีวัดการลดน้ำหนัก ทำให้เราทราบว่าเราเผาพลาญแคลลอรี่
ไปเท่าไหร่ เพื่อจะให้น้ำหนักลดลงตามที่เรากำหนด หรือคาดการณ์ไว้)
- จำนวนไมล์ที่วิ่งได้(กรณีวัดการออกกำลังกาย)
ทั่วไปคนเราจะวัดผลจากตัวชี้วัดการดำเนินการมากกว่าตัวชี้นำ ทั้งที่ตัวชี้วัดไม่ใช่ปัจจัยหลักที่จะมีอิทธิพลที่จะบ่งบอกได้ว่า จะการวัดเป็นไปตามที่เราคาดการณ์ไว้หรือไม่ ด้วยเหตุผล ๒ ประการ
ประการแรก ตัวชี้วัดคือสิ่งที่คุณตั้งไว้ว่าคุณน้องการอะไร หรือตั้งนับว่าทำเพื่ออะไร
ประการที่สอง ทีคนเลือกที่จะใช้ดัชนีที่ได้จากตัวชี้วัด เพราะตัวชี้วัดการดำเนินการง่ายต่อการได้มา และการวัดผล เช่นเรารู้ว่าน้ำหนักเราลดไปเท่าไหร่ แต่เราไม่รู้ว่าเราเผาพลาญแคลลอรี่ไปเท่าไหร่ หรือเราวิ่งไปได้กี่ไมล์
ตัวชี้นำ จะแตกต่างไปในแต่ละทีม และ แตกต่างไปกับเป้าหมายแต่ละเรื่อง
ตัวชี้นำที่จะเป็นตัวขับเคลื่อนตัวชี้วัดการดำเนินการ
ตัวชี้วัดการดำเนินการ ตัวชี้นำ
รายได้จากการขายสินค้า สินค้าขาดจากคลัง
อัตราความผิดปกติที่เกิดขึ้น การดำเนินการตามมาตรฐานความปลอดภัย
ยอดขายประจำเดือน ข้อเสนอต่อลูกค้าที่เหมาะสม
ผลการผลิตของโรงงาน แผนการซ่อมบำรุงแบบป้องกัน และ % คนงานเต็มเวลา
ความพึงพอใจของลูกค้า ผลของการให้ความรู้แบบ ๑ ต่อ ๑ กับลูกค้า
ตัวชี้นำอาจจะง่ายต่อการกำหนด แต่มันยากที่จะทำตามสิ่งที่เรากำหนดไว้ เหตุผลหนึ่งคือ ตัวชี้วัดการดำเนินการที่เรากำหนดไว้ในกฎข้อแรกนั้นยากหรือซับซ้อนเกินไป ทำให้มันเป็นไปไม่ได้เลยที่จะดำเนินการตามตัวชี้นำเนื่องจากคนที่กำหนดตัวชี้วัดนั้น ถูกปัญหาหลายปัจจัยโดยเฉพาะจากงานประจำวัน
๓.จัดทำกระดานแสดงผลการทำงาน
กระดานแสดงผลการทำงานจะแสดงให้เห็นถึง ตัวชี้วัดการดำเนินการ และ ตัวชี้นำ กระดานแสดงผลการทำงานจะทำให้ผู้ปฎิบัติงาน นานไปไม่ลืมว่าจะต้องมีตัวชี้วัดการดำเนินการใดบ้าง การจัดทำกระดานแสดงผลการทำงาน มีกฎ ดังนี้
๑.ง่าย
๒.อยู่ในที่ๆคนงานทุกคนเห็นง่าย
๓.แสดงผลตัวชี้วัดการดำเนินงานและตัวชี้วัด ที่ถูกต้อง
๔.เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ กระดานต้องบอกเราได้ทันที่ว่าเรากำลังบรรลุหรือพลาดเป้าหมายจากตัวชี้วัดหรือตัวชี้นำ ที่เราตั้งไว้
กฎข้อ ๑-๓ จะเป็นแค่ตัวช่วยให้ทราบว่าเป้าหมายที่กำหนดไว้สำเร็จหรือล้มเหลว แต่เรายังไม่ได้จัดการอะไรเกี่ยวกับประเด็นเหล่านี้
๔.กำหนดการรายงานผลการดำเนินงานเป็นระยะๆ
เรื่องที่สำคัญในการกำหนดการรายงานคือ การจัดการจริงๆเกี่ยวกับสิ่งต่างๆที่ได้มา การจัดการในเรื่องนี้จะเป็นการดำเนินการให้มีการประชุมครั้งละประมาณ ๒๐ นาที ทุกอาทิตย์ ทุกทีม ในการประชุมนี้จะไม่พูดถึงเป้าหมายกว้างแต่ทุกคนในทีมจะพูดถึง อะไรบ้าง ๑-๓ สิ่งที่จะจะทำซึ่งจะมีผลต่อกระดานแสดงผลการทำงาน ในอาทิตย์นี้ ในระยะเวลา ๑๕ - ๒๐ นาทีนี้ ทุกคนจะพูดเกี่ยวกับ เรื่องของ
๑.รายงานเรื่องที่จะต้องทำในอาทิตย์ที่่ผ่านมา
๒.การตรวจสอบและอัพเดท กระดานแสดงผลการทำงาน การทำตามมาตรฐานการทำงาน และ กระบวนการตอบสนองต่อตัวชี้วัดที่แสดงบนกระดานแสดงผลการทำงาน
๓.กำหนดข้อตกลงที่สอดคล้องกับเป้าหมายหลัก ที่จะต้องทำในอาทิตย์ถัดไป
ตัวอย่าง
ในกระดานแสดงผลการทำงานที่แสดงตัวเลขการทำงานที่ทำได้ในแต่ละช่วงระยะเวลาจะเป็นรายงานที่เกิดจากการทำงานประจำวัน ในแต่ละช่วงระยะเวลาที่กำหนดไว้ แต่หากเราทำตามกฎข้อ ๔ ในแต่ละช่วงเวลาหากมีการทำตามข้อกำหนดที่เราแถลงไว้ต่อที่ประชุมที่จะใช้ในการแก้ไขการทำงาน เราจะระบุ หมายเลขละไปในกระดานด้วยว่า ช่วงเวลาไหนเกิดข้อผิดพลาดใดๆ และเราใช้วิธีการใดที่แถลงไว้มาใช้แก้ปัญหา
ผลที่ได้คือ ตัวชี้วัดการดำเนินงานจะมีตัวเลขข้อบกพร่องที่ลดลงเรื่อยๆ ในขณะเดียวกัน ตัวชี้นำจะมีมากขึ้นเรื่อยๆในแต่ละอาทิตย์ และหากมีทีมไหนที่ยังไม่ได้บรรลุตามเป้าหมายหลักในแต่ละอาทิตย์ จนกว่าจะได้บรรลุถึงเป้าหมายขององค์กร ซึ่งจะทำให้ผู้บริหารหรือหัวหน้างานสามารถที่จะคุยกับทีมที่ยังไม่บรรลุเป้าหมายจะเป็นการแก้ปัญหาได้ตรงจุด ตรงคน มากกว่า
ดังนั้นขบวนการในการกำจัดความยุ่งยากจากงานประจำวันคือ
ใช้แผนการทำงานในแต่ละอาทิตย์ มากำหนดตัวชี้นำ และนำไปกำหนดตัวชี้วัด ตามกระบวนการเหล่านี้ ตัวชี้นำจะใช้เป็นตัววัดที่มีอิทธิพลและสามารถคาดการณ์ถึงผลที่ได้จากตัวชี้วัดการดำเนินการได้ว่าประสบผลสำเร็จเป็นอย่างไร
สรุป ผลที่ได้จากขบวนการดังกล่าว
๑.การจัดลำดับความสำคัญของเป้าหมายองค์กรชัดเจนขึ้น หลุดพ้นจากการกังวลกับงานประจำวัน
๒.ทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมในทีมแก้ปัญหา
๓.ทำให้ทุกส่วนของบริษัทสามารถบรรลุวัตถุประสงค์หลักเดียวกัน
สำนักงานสอบบัญชี พี แอนด์ อี,บริษัท สำนักงานบัญชีและธุรกิจ พี.เอ.แอล. จำกัด,คณะบุคคลที่ปรึกษา พี.เอ.ที.
