จากประชาชาติธุรกิจ
เริ่มต้นปีใหม่นี้ “นานมีบุ๊คส์” มีเคล็ดลับที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณด้วยเทคนิคง่ายๆ จากหนังสือ “เปลี่ยนวิธีคิดแค่ 5 วิ งานก็สำเร็จไปแล้ว 90%” มาบอก
เคล็ดลับต่างๆ ในหนังสือเล่มนี้ช่วยพลิกชีวิตนักธุรกิจชาวญี่ปุ่นมาแล้วกว่า 6,000 คน ด้วยวิธีการทำงานที่คนประสบความสำเร็จเขาทำกัน แต่ไม่เคยบอกคุณ! มาดูกันดีกว่า 10 เทคนิคการทำงานที่ช่วยเปลี่ยน “พนักงานธรรมดา” ให้เป็น “พนักงานที่เปล่งประกาย” มีอะไรบ้าง
1. เมื่อได้รับมอบหมายงาน ลองหยุดคิดก่อนว่า “ควรทำอะไร” เริ่มจากจัดลำดับความสำคัญของงานโดยคิดว่าอะไรที่ทำให้มีผลงานเพิ่มขึ้น เพราะไม่ว่าคุณจะทุ่มเททำงานแค่ไหน ทุกคนก็มีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน ไม่มีทางที่เวลาจะเพิ่มขึ้น ดังนั้น คุณจึงไม่จำเป็นต้องทุ่มเทกับงานทุกชิ้น
2. หากต้องการเพิ่มผลงานจงตัดใจเลือก “งานที่ไม่ต้องทำ” เพราะใช่ว่าการทำงานเสร็จทุกชิ้นจะเกิดผลงานเสมอไป จริง ๆ แล้วการทำงานสำคัญเพียง “20%” ตามกฎ 20/80 ก็ช่วยให้มีผลงานเพียงพอต่อความสำเร็จแล้ว ฉะนั้น “การเลิกทำ” จึงกลายเป็นสิ่งสำคัญกว่า “การลงมือทำ” อีกทั้งยังทำให้มีเวลาไปทำสิ่งใหม่ด้วย
3. ไม่มีงานไหนที่ “โอกาสความผิดพลาดเป็นศูนย์” จึงแบ่งความผิดออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ ความผิดที่ยอมรับได้ ซึ่งส่งผลกระทบในระดับต่ำ กับความผิดที่ยอมรับไม่ได้ ซึ่งส่งผลกระทบในระดับสูง ฉะนั้น จงคำนึงถึงระดับผลกระทบที่ได้รับจากความผิดนั้น การหยุดคิดสัก 5 วินาทีก่อนลงมือทำว่าอะไรคือ “ความผิดที่ยอมรับไม่ได้” จะช่วยเลี่ยงปัญหาที่จะเกิดขึ้น
4. การตรวจสอบให้ดีก่อนจะช่วยลดอัตราการเกิดความผิดพลาดได้ เพื่อให้งานราบรื่นจึงจำเป็นต้องตรวจสอบล่วงหน้าทุกขั้นตอน และโยนความคิดที่ว่า “น่าจะเรียบร้อยแล้ว” หรือ “ที่ผ่านมาก็ไม่เห็นเป็นอะไร” ทิ้งไปให้หมด คุณควรคิดอีกแบบว่า “แบบนี้ใช้ได้แล้วจริงหรือ” เพราะส่วนใหญ่ความผิดพลาดมักเกิดจากความประมาทหรือชะล่าใจ
5. งานก็เหมือนกายกรรมหมุนจาน คุณต้องมองให้ออกว่าจานใบไหนหมุนช้าลงและมีโอกาสตกลงมาแตกมากกว่าแล้วเข้าไปหมุนจานใบนั้น หากคุณหมุนจานหลายใบต้องตัดสินใจว่าควรหมุนใบไหนก่อน เช่นเดียวกับการเพิ่มผลงานในเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัด คุณต้องรู้ว่า “ไม่จำเป็นต้องลงแรงกับงานที่ไม่ต้องทำอะไรก็เดินหน้าไปได้สวยอยู่แล้ว” นั่นหมายความว่า “อย่าหมุนจานใบที่หมุนเองได้ แต่จงหมุนจานใบที่ทำท่าจะตก” ต่างหาก
6. อย่าทำงานแบบผ่อนส่ง ควรทำงานให้เสร็จในคราวเดียว คำว่า “เอาไว้ก่อน” เป็นคำพูดสำหรับคนที่มีเวลาเหลือเฟือ งานที่ลากยาวไปเรื่อย ๆ มีแต่จะยิ่งสะสมเพิ่มขึ้น จนท้ายที่สุดก็ไม่มีผลงานที่สำเร็จออกมาสักชิ้น
7. ควรตั้งกำหนดเวลาให้ตัวเองว่า “งานที่ทำอยู่ตอนนี้จะต้องเสร็จภายในกี่โมง” และหยุดคิดสัก 5 วินาทีก่อนลงมือทำว่า “ควรเริ่มทำงานไหนก่อน” จะช่วยให้มุ่งไปยังเป้าหมายได้เร็วขึ้น
8. อย่าเสียเวลากับการเปิดอ่านอีเมลทั้งหมดจากบนลงล่าง แต่ให้เลือกเปิดจากเรื่องที่สำคัญก่อน การคำนึงว่า “ควรทำอะไรก่อน” หรือ “มีอย่างอื่นควรทำมากกว่าหรือไม่” สิ่งเหล่านี้เรียกว่าทักษะ “การจัดลำดับความสำคัญ”
9. เมื่อรับคำสั่งจากหัวหน้าแล้ว อย่าเพิ่งรีบลงมือทำทันทีตามความเข้าใจของตน เพราะเป็นไปได้ว่าสิ่งที่คุณคิดกับสิ่งที่หัวหน้าอยากให้ทำนั้นเป็นคนละเรื่องกัน ฉะนั้น ควรถามให้แน่ใจก่อน เช่น “ต้องการให้งานออกมาประมาณนี้ใช่ไหมครับ” เพื่อให้คุณหมดกังวลว่างานที่ทำอยู่จะไม่เสียเปล่า
10. งานที่ผิดเป้าหมายเกิดจากการขาดกระบวนการ “คิด” ก่อนลงมือทำ หรือการ “คิดผิดประเด็น” นั่นเอง หากคุณถูกงานไล่ล่าอยู่ทุกเมื่อเชื่อวันแต่กลับไม่มีผลงาน สาเหตุของปัญหาคงไม่ใช่เรื่องของ “วิธีการ” แต่เป็นเพราะคุณไม่รู้ว่า “ต้องทำอย่างไร” มากกว่า
หากคุณยังทำงานตามวิธีเดิมๆ ที่เคยทำมาตลอด แม้จะทุ่มเทเพิ่มเป็น 2 เท่า ผลงานคงไม่ต่างจากเดิมเท่าไรนัก ลองปรับวิธีการทำงานสักนิดด้วยการหยุดคิดเพียง “5 วินาที” ก่อนลงมือทำดูสิ รับรองว่าคุณจะทำงานง่ายขึ้น สบายขึ้น และมีผลงานออกมาให้เห็นเป็นรูปธรรมได้ไม่ยาก มาปลดล็อกตัวคุณจากชีวิตที่มีแต่คำว่า “ทำไม” กันดีกว่า
สำนักงานบัญชี,สำนักงานสอบบัญชี,ทำบัญชี,สอบบัญชี,ที่ปรึกษา,การจัดการ,เศรษฐกิจการลงทุน
