จาก กรุงเทพธุรกิจออนไลน์

บุญชัย ปัณฑุรอัมพร

เมื่อโลกไซเบอร์ กลายเป็นส่วนหนึ่งของคนยุคใหม่ การทำงานที่ต้องอาศัยทั้ง E-Mail และอินเทอร์เน็ท ทำให้ "งาน" และ "เรื่องส่วนตัว" แทบแยกกันไม่ออก

ช่องว่างของการเข้าถึงโลก Cyber และ Social Network ของคนยุค Generation Y ที่ติดความเคยชินมาจากสังคมแบบใหม่กับคนยุค Baby Boom และ Gen X ในระดับบริหารซึ่งมักจะพัฒนาและตามไม่ทันกัน จนเกิดเป็นปัญหาหนึ่งขององค์กรจะมีวิธีจัดการกันอย่างไร

ถึงแม้ว่าจะเป็นที่ยอมรับกันทั่วไปว่า ปัจจุบันระบบการสื่อสารผ่าน E-Mail และการเข้าค้นหาข้อมูลผ่าน Web Site ต่างๆ รวมทั้งกระแสของ Face book ได้ช่วยให้องค์กรมีพัฒนาการอันก้าวหน้าอย่างมากมาย สะดวก รวดเร็วทันใจ ในขณะเดียวกันระบบสื่อสารอันทันสมัย รวดเร็ว ทันใจ เหล่านี้ นับว่าเป็นตัวช่วยอย่างดีเช่นกันในการสร้างความเสียหายต่อองค์กร

“วันนี้ Mail รับส่งไม่ได้ต้องอาศัย Fax ในการสื่อสารแทนเพราะไวรัสเข้า”  “เมื่อคืนลูกค้าโทรศัพท์มาต่อว่าเรื่อง การส่งของก่อน กำหนดทั้งๆ ที่ได้แจ้งทาง Mail แล้วก่อนหน้านั้นเพื่อประหยัดค่าเช่าคลังสินค้า” 

กระทั่ง “Supplier โทรศัพท์มาถามว่าเกิดอะไรขึ้นกับ Mail ของท่านตกลงสินค้าตัวอย่างที่ส่งให้ approve ผ่านหรือไม่จะได้ส่งของทั้งหมดมาสักที” 

ความเสียหายเหล่านี้เป็นตัวอย่างแค่บางเรื่องที่พนักงานแทบจะทุก คนได้ร่วมกันก่อขึ้นคนละเล็กคนละน้อย โดยไม่อาจรู้ล่วงหน้า ด้วยว่าจะเกิดความเสียหายอะไร เมื่อไร ซึ่งสาเหตุส่วนใหญ่ที่ได้มีโอกาสพูดคุยกับเพื่อนๆ ในหลายๆ บริษัท พอจะสรุปได้ดังนี้ 

1.การรู้เท่าไม่ถึงการณ์ของพนักงานที่นำ E-Mail ที่มี Domain ของบริษัทไปสมัครสมาชิกต่างๆ หรือให้ E-Mail address เป็นข้อมูลการติดต่อกับบุคคลภายนอกซึ่งถูกนำไปเผยแพร่สื่อสารต่อ จึงเป็นที่มาของพวก Spam Mail, Junk Mail ที่เข้ามารบกวนได้ทุกวัน และเป็นประตูหนึ่งที่นำพาไวรัสเข้าสู่ระบบ

2.ด้วยความเคยชินที่แทบจะเป็นเรื่องธรรมดาไปซะแล้วที่พนักงาน Forward E-Mail ที่ไม่เกี่ยวกับงานให้แก่กันและกัน รวมทั้งส่งต่อ เพื่อนในกลุ่มนอกองค์กร ซึ่งมีทั้งเรื่องที่เป็นสาระและไม่เป็นสาระ ส่งภาพ ส่งเพลง ส่งClip เป็นเหตุให้ เกิดไวรัสเข้าสู่ระบบ ส่งผลให้เสียประสิทธิภาพในการทำงาน

3.การไม่เคารพทรัพย์สินของบริษัท มีการจัดเก็บ files ทั้งภาพ เพลง และหนัง เพื่อส่งต่อๆ กัน ดูฟังและ load มีตั้งแต่รูปไป เที่ยวทะเลภูเขาน้ำตก งานกฐินงานบุญ งานบวชงานแต่ง และ clip ทุกประเภท  เป็นเหตุให้ memory เต็มและทำให้เครื่อง load ช้า บ้างก็นำ Thumb Drive ส่วนตัวนำมา load ต่อเข้าเครื่องที่บริษัท ก็เป็นที่มาของไวรัสอีกทางหนึ่ง

4.ด้วยความไม่เอาใจใส่ต่องาน พนักงานบางคนใช้เวลางานในการเข้า Web บันเทิง ตอบกระทู้ เล่นเกม เปิดร้านอาหาร ปลูกผัก ทำไร่ทำสวนแข่งกันเป็น Network ใน Face book หรือ เข้า Twitter ติดตามบุคคลที่ชื่นชอบ หรือการเข้าไปใน Youtube  ไปดูหนัง ภาพ ฟังเพลง รวมทั้ง load ส่งต่อๆ กัน

5.โดยเจตนาและตั้งใจใช้ประโยชน์จากระบบที่องค์กรจัดหาให้ไว้ใช้งาน ถึงขนาดแอบทำอาชีพเสริมเปิด Web ขาย Gift Shop ของตนเอง  ประเภทนี้ต้องถือว่าทำตัวเป็นกาฝากจริงๆ

และแล้วผลที่ตามมาก็ย้อนกลับมาสู่ความไม่สะดวกในการทำงานของพนักงานเอง เครื่อง hang ไวรัสเข้า ต้องเสียเวลา เสียรายได้ เสียกำลังคนของฝ่าย IT Support ที่ต้องเพิ่มบุคลากรหน่วยนี้มาคอยแก้ไขกัน หนักข้อเข้าเกิดปัญหากระทบกับผลงานพนักงานไม่เข้าใจกลับโทษทีมงาน IT Support ว่ามือไม่ถึง แก้ไขไม่ไว ไม่เก่งพอทำให้ใช้เครื่องไม่ได้ สะดุดงานกันไปหมด โดยไม่สำรวจ พฤติกรรมของตนเองที่ได้ร่วมกันสร้างไว้คนละเล็กคนละน้อยทุกคน

ว่าไปแล้วก็คล้ายกับการใช้ห้องน้ำสาธารณะ ที่ทุกคนควรรู้จัก รักษาความสะอาดและคิดถึงคนอื่นๆ ที่จะมาใช้ต่อ โดยไม่คิดแค่ว่าแม่บ้านมีหน้าที่ทำความสะอาดอยู่แล้วจะทำเลอะเทอะสกปรก แค่ไหนก็ได้

ผมเคยอ่านบทความใน Newsweek ว่าด้วยเรื่องของสิทธิส่วนบุคคลและหน้าที่ที่มีต่อองค์กรต่อบริษัทที่เราๆ ท่านๆ ทำงานอยู่ ความเสียหายหลายร้อยล้านยูเอสดอลลาร์ต่อปีที่ได้มีการรวบรวมแบบสุ่มทั่วทั้ง สหรัฐอเมริกาที่เกิดจากพฤติกรรมการใช้คอมพิวเตอร์และ E-Mailโดยนำไปใช้เป็นการส่วนตัวในเวลางาน ใจความสำคัญของบทความนี้มุ่งเน้นให้คนอ่านเกิดจิตสำนึกในเรื่อง การใช้ Privacy ในเวลางานและอุปกรณ์ที่เป็นทรัพย์สินของบริษัทนั้นถูกต้องแล้วหรือ ใครกันแน่ที่ไม่เคารพ Privacy ที่ทุกคนเรียกหา

ที่สำคัญหัวเรื่องที่พาดไว้อย่างน่าตกใจว่า Your Boss is Watching You นั้น ได้บอกให้ทราบว่า ข้อมูลต่างๆ หรือ Mail ที่ติดต่อกันและการเข้าใช้ งานใน web ต่างๆ ไม่ได้เป็นความลับส่วนตัวเพราะทุกคนล้วนกำลังทำงานให้กับบริษัทอยู่  หน่วยงาน IT ซึ่งมีหน้าที่ดูแลโดยตรงจึงสามารถเข้าไปตรวจสอบระบบ และแก้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นจากพฤติกรรมการใช้งานอย่างผิดๆ ได้ตลอดเวลา

บางองค์กรมีข้อกำหนดหรือบทลงโทษเป็นนโยบายอย่างเป็นรูปธรรม บางองค์กรนำมาใช้เป็นเกณฑ์ในการพิจารณาการปรับโบนัส การขึ้นเงินเดือน หรือแม้แต่การเลื่อนตำแหน่ง อย่างไรก็ตาม การสร้างความเข้าใจถึงปัญหา ที่มาที่ไป ไปจนเป็นวัฒนธรรมที่ทุกคน

เรียนรู้การอยู่ร่วมกันมักจะดีกว่าเสมอ วิธีการง่ายๆ ก็แค่แจ้งปัญหาให้ทราบถึงความเสียหายเป็นตัวเงินให้ทราบ จากนั้นก็จัดอบรมการ ดูแลคอมพิวเตอร์เบื้องต้น Do and Don’t  เช่น การ Scan Thumb Drive ก่อนการใช้เสมอ การทำ Defractment และการ Clean up ใน Drive ต่างๆ ด้วยตนเอง ตลอดจนการให้สิทธิ์เฉพาะพนักงานบางคนที่จำเป็นจะต้องเข้า Web เพื่องาน จัดหา Software ที่มาป้องกัน ไวรัสและ Software ที่มาประเมินพนักงานที่ส่ง E-Mail ไม่เกี่ยวกับงาน

ล่าสุดมี Software อัจฉริยะชื่อว่า “Social Centry” ที่สามารถ จับสถิติความถี่ของการเข้าใช้  Face book และ Twitter ได้แบบอัตโนมัติ  และประกาศให้รู้โดยทั่วหน้าว่าจะมีการจับสถิติเหล่านี้แล้ว  เมื่อสถิติจับได้ในพฤติกรรมการใช้งานแบบผิดๆ ก็ให้แจ้งหัวหน้าเพื่อเรียกตักเตือนเป็นรายบุคคลไป ในทางกลับกัน Motivate ผู้ที่ให้ ความร่วมมือกับฝ่าย IT ในการแจ้ง Block พวก Spam Mail ต่างๆ ด้วยการประกาศชมเชยทุกๆ เดือน  ตลอดไปจนถึงการจัดวันทำ 5 ส ในเครื่องคอมพิวเตอร์หรือจัดชั่วโมงของ Computer Big Cleaning Hour  เป็นประจำทุกเดือน

ที่สุดของที่สุด ไม่มีอะไรดีกว่าการปรับตัวของหัวหน้าและผู้บริหารประเภท Baby Boom และ Gen X ที่ต้องทำตัวให้ทันสมัย เรียนรู้ เรื่องใหม่ๆ ในโลก Cyber เข้าถึงพนักงานอย่างเข้าใจ เข้าร่วมกับเขาในโลก Social Network ให้เกิดเป็น Professional Network แทนที่ จะเป็นแค่เรื่อง Entertainment จากนั้นท่านอยากให้งานเดินก็น่าจะปรับเข้าหากันได้ไม่ยาก

ปัญหานี้ก็คล้ายๆ กับการแก้ ปัญหาลูกติดเกมส์ละครับ อยากให้ลูกเข้าวัด เข้าวา ฟังธรรม สวดมนต์ นั่งสมาธิ เป็นคนดี อ่านหนังสือ กินอาหารสุขภาพ ท่านต้องไป เดิน สยาม ไป Center Point กิน Junk Food  เต้น Hip Hop ฟังเพลง Rap  เล่นเกม on line เข้า Chat ใน Msn ใน Google Talk หรือแม้แต่ BB กับเขา

คำตอบอันแหลมคมสุดท้ายก่อนคว้าตำแหน่งเป็นมิสไทยแลนด์ยูนิเวิร์สปี 53 ของน้องปุ๊กลุก-ฝนทิพย์ วัชรตระกูล สรุปใจความได้ว่า   “เราเป็นคนใช้ ประโยชน์จากคอมพิวเตอร์ อย่าให้คอมพิวเตอร์มาใช้ประโยชน์จากเรา”

numnoi33@hotmail.com