จากประชาชาติธุรกิจ

คอลัมน์ ถามมา-ตอบไปสไตล์คอนซัลต์

โดย อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา apiwut@riverorchid.com



ใน ช่วงต้นปีนี้ ผมได้รับคำถาม มากมายจากท่านผู้อ่าน และลูกค้าเกี่ยวกับการประเมินผลการทำงาน โดยเฉพาะคำถามที่ว่า ประเมินอย่างไรไม่ให้กลายเป็นมารร้ายในสายตาของผู้ถูกประเมิน

พูด จริง ๆ แล้ว ผู้ประเมินจะมีโอกาสเป็นมารร้ายน้อยลง หากตั้งแต่ต้นปีที่ผ่านมามีการจัดทำเป้าหมาย หรือกำหนด KPI ที่ชัดเจน เพื่อใช้ในการวัดผลการทำงาน ดังนั้นสำหรับองค์กรที่ไม่ได้ตั้งเป้าหมาย หรือ KPI ตั้งแต่ต้นปี ผมรับรองได้ว่า ผู้ทำหน้าที่ในการประเมินผลการทำงาน น่าจะมีความเสี่ยงที่จะเป็นมารร้ายอย่างแน่นอน ยกเว้นเขาจะประเมินผลการทำงานของลูกทีมออกมาในทางบวกแทบทุกอย่าง

ซึ่งไม่ควร !

ดัง นั้นเพื่อความปลอดภัยในการประเมินผลงาน ผมขอแนะนำ ให้หัวหน้างานทุก ๆ คน จัดทำเป้าหมาย หรือ KPI กับลูกทีมให้ชัดเจนตั้งแต่ตอนนี้

วันนี้เราลองมารู้จัก KPI ให้ชัดเจนขึ้นอีกนิด

KPI คืออะไร KPI หรือ Key Performance Indicators บางแห่งใช้คำว่า KSI (Key Success Indicators) แต่สำหรับเมืองไทย เรามักได้ยิน KPI มากกว่า KSI

KPI คือเป้าหมายที่ได้รับการกำหนดมาจากองค์กร เป็นเป้าหมายที่ใช้ในการวัดผลการทำงานระหว่างทางที่จะไปให้ถึงเป้าหมายหลัก กล่าวคือเมื่อองค์กรกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจและเป้าหมายหลักออกมาแล้ว

สิ่งที่ต้องทำต่อไปคือการหาแนวทางในการวัดผลการทำงานระหว่างทาง ก่อนที่จะไปถึงเป้าหมายที่วางไว้

โดยใช้ KPI เป็นแนวทางในการวัดผลต่าง ๆ เหล่านั้น

ยก ตัวอย่าง เช่น ถ้าส่วนหนึ่งของวิสัยทัศน์ขององค์กรคือ การขยายตลาดเพื่อให้องค์กรติด 1 ใน 3 อันดับต้น ๆ ของการเป็นผู้ขาย สินค้านั้น ๆ ในประเทศไทยภายใน 3 ปี เมื่อได้เป้าหมายหลักขององค์กร แล้ว KPI ของแต่ละแผนกจะถูกคิดขึ้นมาเพื่อให้สอดคล้องไปกับเป้าหมายหลักขององค์กร เช่น KPI ของฝ่ายการตลาด อาจเป็นเรื่องของจำนวนยอดขายที่ต้อง เพิ่มขึ้น KPI ของฝ่ายการผลิต อาจเป็นจำนวนผลผลิตของสินค้าที่มีคุณภาพ และปริมาณความสูญเสีย ที่ลดลง เป็นต้น

จากเป้าหมายหลักขององค์กร ที่ถูกตัดแบ่งออกมาเป็น KPI ของแต่ละฝ่ายหรือหน่วยงานแล้ว ฝ่ายและหน่วยงานเหล่านั้นต้องตัดแบ่ง KPI อีกครั้ง เพื่อให้กลายมาเป็น KPI ของพนักงานแต่ละคน

แน่นอนว่าเมื่อรวมผลสำเร็จของการทำตาม KPI ของพนักงานในฝ่ายหรือหน่วยงานทุกคนเข้าด้วยกัน KPI ของฝ่ายหรือหน่วยงานต้องประสบความสำเร็จด้วย และเมื่อรวมความสำเร็จของ KPI ของแต่ละฝ่ายหรือหน่วยงานเข้าด้วยกัน ต้องเท่ากับ เป้าหมายขององค์กรที่ประสบความสำเร็จอีกเช่นกัน

หากไม่เป็นเช่นนั้น อาจหมายถึงความผิดพลาดบางอย่างในการกระจาย และกำหนด KPI ในแต่ละลำดับชั้น

ไม่ ว่า KPI จะถูกคัดกรองออกมาเป็นอย่างไร สิ่งสำคัญในการทำ KPI คือความสอดคล้องของ KPI กับ เป้าหมายหลักขององค์กร KPI แต่ละตัว ต้องเป็นตัวต่อชิ้นหนึ่งที่จะทำให้องค์กรไปถึงเป้าหมายหลักนั้น ๆ ได้ และ KPI ต้องเป็นสิ่งที่สามารถวัดผลได้อย่างชัดเจน ที่สำคัญ KPI ต้องได้รับการสื่อสารไปถึงพนักงานทุกคนด้วย

ในประเทศไทย ส่วนมากแล้ว KPI จะถูกกำหนดปีละครั้งตั้งแต่ต้นปี ส่วนใหญ่มีระยะเวลาหวังผล 1 ปี แต่บางกรณี KPI ที่กำหนดไว้อาจสั้นหรือยาวกว่านั้นก็เป็นได้ ปกติแล้วเมื่อจัดทำ KPI ออกมาแล้ว การเปลี่ยนแปลง KPI ระหว่างทางมักไม่ค่อยเกิดขึ้นบ่อย

เว้นแต่องค์กรจะมีการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเป้าหมายหลักขององค์กรเท่านั้น

เมื่อได้ KPI ที่ดีออกมา จะสามารถใช้ KPI เป็นเครื่องมือในการบริหารผลการทำงานของตัวเอง และผู้ใต้บังคับบัญชาได้

เพราะ KPI จะทำให้ทุกคนเห็นและเข้าใจตรงกันว่า อะไรเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับองค์กร และอะไรเป็นสิ่งที่สำคัญที่พวกเขาควรทำ เพื่อไปให้ถึงเป้าหมายใหญ่ขององค์กร

หากการกำหนด KPI ทำได้ดี มีประสิทธิภาพตั้งแต่ต้นปี เมื่อถึงปลายปีพนักงานแต่ละคนจะสามารถวัดผลการทำงานของตนเองได้

โดย เปรียบเทียบกับ KPI ที่ตั้งไว้ตอนต้นปี ปัญหาในเรื่องความเข้าใจที่ไม่ตรงกัน และการที่ผู้ประเมินจะตกเป็นมารร้ายในสายตาของผู้ถูกประเมินก็จะลดน้อยลง

ตอนนี้ผ่านมาถึงเดือนที่ 2 ของปี 2554 แล้ว น่าจะเป็นเวลาที่ดีที่คุณควรใช้แนวทางในการกำหนด KPI

สำหรับปลายปีกับทีมงาน เพื่อประสิทธิผลในการทำงานและการบริหารจัดการที่ดีขึ้น