จาก โพสต์ทูเดย์

โดยทั่วไปแล้ว แนวความคิดในการบริหารธุรกิจ มักจะมาจาก 3-4 แหล่งใหญ่ๆ คือ ทางฝั่งอเมริกา ยุโรป หรือเอเชีย ซึ่งแนวคิดเด่นๆ มักจะมาจากญี่ปุ่น

แนวความคิดในการบริหารแบบญี่ปุ่นนั้น ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ และฝรั่งมังค่าเองก็ยอมรับ จนถึงกับมีหลายบริษัทที่จ้างผู้เชี่ยวชาญจากญี่ปุ่นไปเป็น “เซ็นเซ” ช่วยสอนงานบริหาร หรือช่วยปรับระบบการจัดการให้ดีขึ้น

แนวคิดแบบญี่ปุ่น จึงเป็นแนวคิดสากลไปเสียแล้วในแวดวงการบริหารจัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแวดวงอุตสาหกรรม ซึ่งต้องยอมรับว่าประเทศญี่ปุ่นเป็นประเทศแนวหน้าประเทศหนึ่งด้านการจัดการ อุตสาหกรรม และแนวคิดของนักบริหารแดนอาทิตย์อุทัยก็สามารถนำมาปรับใช้ได้ในหลายๆ เรื่อง ในธุรกิจหลายประเทศ รวมทั้งประเทศไทยเรา

อย่างไรก็ตาม แนวคิดแบบญี่ปุ่นนั้น ก็ไม่ใช่คำตอบ 100% ว่าจะเหมาะสมทั้งหมดกับการบริหารทุกอย่าง แต่จะต้องอาศัยการ “ปรับ” เพื่อให้เข้ากับธุรกิจ และสภาพแวดล้อมของธุรกิจด้วย

หนึ่งในแนวคิดแบบญี่ปุ่นที่เป็นที่รู้จักกันดีคือ JIT หรือการบริหารการผลิตแบบ Just-In-Time คือ ทันเวลา “พอดี”

การทันเวลาพอดีสำหรับแนวคิดแบบ JIT นี้ก็คือ การจัดการให้มีสินค้าใช้ทันกับความต้องการแบบพอดีๆ หรือหากจะเน้นให้ชัดๆ ก็คือ ไม่ให้มีมากจนเกินไป เพราะการมีสินค้าหรือวัตถุดิบที่มากเกินไปจะก่อให้เกิดปัญหาต่างๆ ตามมา เช่น เกิดสต๊อกคงค้าง ซึ่งหมายถึงต้องมีค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ หรืออาจจะต้องสร้างคลังสินค้า หรืออาจเกิดปัญหาสินค้าหาย สินค้าชำรุด สินค้าเสื่อม หรือหมดอายุ ฯลฯ ซึ่งการไม่มีสต๊อกมากเกินจำเป็นก็จะช่วยป้องกันปัญหาเหล่านี้ได้

วิธีการที่จะทำให้ JIT ได้ผลก็คือ จะต้องคำนวณทุกระบบอย่างรอบคอบ เพื่อให้รู้ว่า แต่ละแผนก แต่ละไลน์การผลิตต้องการอะไร เท่าไหร่ เวลาไหน แล้วจัดการหามาให้ทันพอดีกับความต้องการใช้ ไม่เหลือ และไม่ขาดแคลน

อย่างไรก็ตาม ผู้ประกอบการเอสเอ็มอีหลายท่านนั้น แม้จะอยากใช้วิธีการ JIT แต่อาจจะทำไม่ได้ หรือทำได้ไม่ดีเหมือนที่องค์กรใหญ่ๆ เขาทำกัน

สิ่งที่มองเห็นได้ชัดประการแรกคือ ในการจัดหาวัตถุดิบเพื่อให้ทันการณ์พอดีนั้น พวกบริษัทใหญ่ๆ เขามีซัพพลายเออร์ หรือผู้จัดส่ง ผู้ขายวัตถุดิบให้อย่างเป็นระบบอยู่แล้ว สามารถเรียกซื้อ เรียกหา และให้มาส่งได้ตามที่บริษัทใหญ่กำหนด ในขณะที่ ผู้ประกอบการขนาดเล็กนั้น การบริหารซัพพลายเออร์จะเป็นเรื่องยากกว่า เพราะในการสั่งของทีละน้อยนั้น ผู้ผลิตหรือผู้ส่งอาจจะให้ความสำคัญเป็นลำดับรองๆ ลงมาจากบริษัทใหญ่อื่นๆ ดังนั้น หากผู้ประกอบการเอสเอ็มอีต้องการบริหารแบบ JIT ก็จะต้องพูดคุยกับซัพพลายเออร์ให้เข้าใจให้ได้ก่อนว่า สั่งเมื่อไหร่ ต้องได้ของตามที่ต้องการ

หากไม่สามารถทำได้ตามนี้ การใช้ระบบ JIT ก็ยังคงเป็นความฝัน

นอกจากนี้ ระบบ JIT สำหรับผู้ประกอบการเอสเอ็มอีนั้น ควรจะต้องเน้นไปที่ระบบการผลิต แต่ไม่มาเน้นที่การขาย หรือการทำตลาด

ผมอยากยกตัวอย่างค่ายรถยนต์ขนาดใหญ่ของญี่ปุ่น ซึ่งท่านผู้อ่านบางท่านอาจจะเคยมีประสบการณ์มาบ้าง เขาใช้ระบบ JIT กันอย่างเข้มแข็ง กล่าวคือ ในส่วนของโรงงาน จะผลิตให้พอดีกับความต้องการของฝ่ายขายเป็นหลัก ซึ่งขึ้นอยู่กับการคำนวณว่า สินค้าแต่ละชิ้น อะไหล่แต่ละอันนั้น จะต้องใช้เดือนละเท่าไหร่ ก็ผลิตเท่านั้น หรือมากกว่าเล็กน้อย

ในขณะที่อู่รถ ก็จะกะจำนวนอะไหล่ที่จะใช้ในแต่ละสัปดาห์ แล้วสั่งเท่าที่คิดว่าจะต้องใช้ ไม่มากไม่น้อยไปกว่านั้น แต่ปัญหาก็คือ บางครั้งมีลูกค้าที่ต้องการอะไรจำนวนมากเกินกว่าที่สต๊อกเอาไว้ หรือลูกค้าต้องการอะไหล่ตัวที่นานๆ ใช้ทีเลยไม่ค่อยได้สั่ง ทำให้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้

อย่างไรก็ตาม ค่ายรถเหล่านี้แก้ปัญหาด้วยการสั่งของเข้าไปใหม่ และมักจะได้มาจากบริษัทแม่ภายในวันรุ่งขึ้น หรืออย่างน้อยคืออีกไม่กี่วันต่อมา ซึ่งลูกค้าก็ยัง (อาจจะ) พอใจ

แต่ถ้าเป็นผู้ประกอบการเอสเอ็มอีบ้างล่ะ จะเกิดอะไรขึ้น

การบอกว่าของไม่มี ของไม่ได้สั่งมา รออาทิตย์หน้าค่อยมาซื้อใหม่ ฯลฯ

คำเหล่านี้เป็นคำพูดที่จะผลักลูกค้าให้ห่างออกไป และหมดความเชื่อมั่น ไม่อยากเสียเวลามาซื้ออีก และพานคิดไปถึงเรื่องความไม่เป็นมืออาชีพ (ในขณะที่เหตุการณ์เดียวกันนี้กับค่ายรถยนต์ขนาดใหญ่นั้น จะไม่มีใครว่าไม่เป็นมืออาชีพ แต่ถ้าเป็นเอสเอ็มอี “โดน” ทันทีครับ)

นี่คือสิ่งที่ผู้ประกอบการเอสเอ็มอีต้องระวัง และอย่านำแนวคิดของฝรั่ง ญี่ปุ่น จีน ฯลฯ มาใช้โดยไม่ปรับเปลี่ยน แต่จะต้องนำมาใช้โดยปรับให้สอดคล้องกับภาวะกิจการของเรา เพื่อให้เป็นเอสเอ็มอีที่มีคุณภาพ และถูกเรียกขานว่า “มืออาชีพ” ได้อย่างเต็มปากครับ